健診システムの導入により、受診者管理や結果管理、帳票作成、特定健診結果データ（XML）の作成・出力など、健診施設・クリニックにおけるさまざまな業務を効率化することができます。

一方で、実際の運用では、健診システムだけですべての業務が完結するわけではありません。

定期的なデータ出力・ファイル整理、外部システムへのデータ入力、提出先に応じたCSV・Excelファイルの加工など、システムの機能だけでは自動化しきれず、人の手による作業が残る場合があります。

こうした「システムと実際の運用の間に残る手作業」は、一つひとつは小さな作業でも、対象となる団体や処理件数が増えるほど、担当者にとって大きな負担となります。

「毎月繰り返す定型作業に多くの時間を取られている」
「単純な作業ではあるものの、ミスが許されないため気を抜けない」

こうした健診システムだけでは効率化しきれない周辺業務を自動化する手段の一つが、RPA（Robotic Process Automation）です。

今回は一例として、健診システム「TOHMAS-i」からの特定健診データ出力およびCD-R作成業務を例に、国産RPAツール「PaltonAI」（※閉域網では従来のRPA機能のみ使用可。）を活用した具体的なRPA化のポイントと効果をご紹介します。

この記事のポイント解説

• 課題
  毎月約50団体分の「特定健診XMLデータの出力」と「CD-R書き込み」に毎月丸1週間（約50時間）の手作業が発生し、誤送・取込エラーのリスクも抱えていた。

• 解決策
  国産RPA「PaltonAI」を導入し、TOHMAS-iからのデータ抽出、例外チェック、XML保存、ライティングソフト連携までの一連フローを自動化。

• 効果
  毎月作業にかかる時間を90%削減（年間約600時間削減）。人的ミスによる手戻りも削減できた。

毎月1週間拘束される「特定健診データの発送業務」

物理的にも心理的にも担当者の負担が大きい業務

A総合健診センターでは、毎月上旬になると厚生労働省の規定に基づく「特定健診結果データ（XML形式）」の出力・提出作業に追われていました。

約50団体（健康保険組合等）へ納品するため、セキュリティ対策を施したCD-Rでの物理納品を行っております。しかし、この作業には以下のような課題がありました。

• 毎月約50時間の膨大な手作業
  団体ごとにシステム検索、必須項目の目視確認、XML出力、ライティングソフトでの焼き付けを数十回繰り返すため、担当者が1週間かかりきりになっていた。

• 返戻・エラー発生のリスク
  医師の所見欄や必須項目が空欄のまま出力してしまうと、健保組合側でデータ取り込みエラーが発生し、再送対応（返戻）の手間が生じる。

• 心理的ストレス
  団体コードの指定間違いやファイルの取り違いが許されない環境でのルーティンワークが、担当者の大きな負担となっていた。

PaltonAIによるハイブリッド自動化フロー

そこで、直感的な操作性と安定した動作で定評のある国産RPAツール「PaltonAI」を導入。画面操作の自動化と人間の手作業を適切に分担する運用を構築しました。

RPA（PaltonAI）が担う自動化領域

1. 確定データの自動絞り込み
   TOHMAS-iの検索画面で「受診日（前月1日〜末日）」と「団体コード」を自動入力。医師の判定が完了している「確定」ステータスのみを抽出。
2. 例外データ（未入力）の事前チェック
   抽出結果から、必須項目（医師の所見、保険者番号など）が空欄のデータを自動判定して除外。エラーのないデータのみを出力処理へ回す。
3. XML出力とフォルダ整理
   TOHMAS-iの標準機能でXML出力を行い、[団体コード][出力日]の規則に従って指定フォルダへ自動保存。
4. CDライティングソフトの連携・実行
   書き込み専用ソフトを自動起動し、該当のXMLデータを読み込み、暗号化設定を適用した上でライティング処理（書き込みボタン押下）を開始。

スタッフ（人間）が担う領域

1. ドライブへの「空CD-R」のセット
2. 書き込み完了後のディスク取り出し・ラベル貼付・封入発送

作業時間90%削減と精度向上を実現したRPAの導入

国産RPAツール「PaltonAI」を導入したことで大幅な作業時間削減に繋がりました。

導入時に留意したデメリット（失敗しないための対策）

A総合健診センターでは導入にあたって、以下の懸念点（デメリット）を整理し、事前に運用対策を講じました。

• デメリット1
  物理メディア（CD-R）の交換は自動化できない
  対策として、完全自動化を目指すのではなく「ロボットと人の分担」と割り切り、書き込み完了時にRPAからチャットツールへ通知を飛ぶ仕組みを作成。待ち時間を最小限にしました。
• デメリット2
  システム（TOHMAS-i）のレイアウト変更時のエラー
  対策として、システム更新等で画面要素が変わっても、現場の担当者が10分程度でシナリオを再登録できるよう「PaltonAI」の簡便性を活かしたマニュアルを作成しました。

よくある質問（FAQ）

1. PaltonAIとほかのRPAツールとの違いは何ですか？
   最大の違いは「圧倒的な作成・操作の簡単さ（カンタンさの徹底追及）」と「現場主導での運用しやすさ」です。
   一般的なRPAツールは、フローチャートの構築やプログラミング的なロジック理解（変数の設定やHTML要素の指定など）が必要となり、IT部門に開発が集中しがちです。対してPaltonAIは、「画面上の見た目の動きをそのまま覚えさせる」直感的なUIを採用しています。そのため、専門的なIT知識がない現場の医療事務やシステム担当者でも、数時間のトレーニングでシナリオ作成・修正が完結する点が大きなアドバンテージです。
2. 健診システム（TOHMAS-i）以外のシステムでも同様の自動化は可能ですか？
   可能です。PaltonAIは特定のシステムに依存せず、Windows上で動作するあらゆるアプリケーション（電子カルテ、Webブラウザ、CDライティングソフト、Excel等）の操作に対応しています。

まとめ
定型業務をRPAへ移管し、健診施設のデジタル化を推進

特定健診データのXML抽出やCD-R書き込みのような「手順が決まっているがミスが許されない業務」は、RPA導入の成果が最も出やすい領域です。

PaltonAIを導入したことで、作業時間の削減だけでなく、データの正確性向上と担当者の心理的負担の軽減が実現しました。「自施設でも同様の自動化が可能か試したい」という方は、ぜひ一度無料トライアルやご相談をご検討ください。